Conversão de Processo Físico em Processo Digital

Os processos em meio físico, cuja inclusão no SEI-RJ/FAETEC seja necessária para a sua tramitação e análise, devem ser convertidos em processo digital, sendo digitalizados e registrados pelas unidades administrativas que detêm a sua carga, mantendo o Número Único de Protocolo – UPO.

Visando simplificar o fluxo dos referidos processos, os mesmos serão encaminhados pelo setor ao PROCEN, para encerramento no sistema UPO, e o PROCEN os encaminhará para o Acervo Central ou DIVRH, conforme pertinência.

Salientamos que este deslocamento do processo físico deve ser registrado no sistema UPO, possibilitando a localização correta do mesmo.

ATENÇÃO!

Essa função só pode ser executada pela unidade habilitada como “protocolo”, em caso de dúvidas, entre em contato com o Ponto Focal FAETEC.

Antes de iniciar o procedimento de conversão do processo em papel para processo digital é importante verificar se o referido processo já não foi digitalizado e registrado no SEI-RJ/FAETEC.

 PASSO A PASSO

1º Passo: Acessar o SEI-RJ/FAETEC e cadastrar o processo

  1. Acessar a opção “Iniciar Processo” no Menu Principal.
  2. Escolher o Tipo de Processo.
  3. Preencher os campos requisitados na tela “Iniciar Processo”.
  4. No item “Protocolo”, marcar a opção “Informado”.
  5. Em seguida, digitar o número e a data de autuação do processo UPO que foi digitalizado (informações que constam na capa do processo em papel).
  6. Após preencher todas as informações, clicar em “Salvar” para criar o processo.

2º Passo: Inserir processo digitalizado no SEI-RJ/FAETEC.

Selecione a opção “Externo”.

Preencher os campos requisitados na tela “Registrar Documento Externo”:

  1. Tipo de Documento – selecionar a opção “Processo”.
  2. Data do Documento – informar a data de autuação do processo físico no UPO.
  3. Número/Nome na Árvore” – informar o número do processo no padrão: E-26/005/11111/2018.
  4. Formato – marcar a opção “Digitalizado nesta Unidade” e o Tipo de Conferência “Documento Original”.
  5. Interessados – preencher ou selecionar o interessado do processo(OPCIONAL);
  6. Observações desta unidade – preencher conforme a necessidade (OPCIONAL);
  7. “Nível de acesso” – atribuir classificação pertinente ao assunto do processo, podendo ser sigiloso, restrito e público. No entanto, recomenda-se atribuir o nível “RESTRITO” aos processos digitalizados, uma vez que haverão informações pessoais nos documentos do processo, exceto nos casos de assuntos e informações totalmente públicas.
  8. Inserir o processo digitalizado (upload) no SEI-RJ/FAETEC e “Confirmar Dados”.

3º Passo: Autenticar os documentos digitalizados

  1. Clicando em cada arquivo digital na árvore do processo, selecione o ícone, “Registrar a autenticação eletrônica” e autenticar utilizando login e senha do servidor.
  2. Após inserir e autenticar no SEI-RJ/FAETEC todo o processo digitalizado, far-se-á o encerramento do trâmite físico junto aos Sistemas (UPO e SEI).

4º Passo: Gerar o Termo de Encerramento do Trâmite Físico do processo no SEI-RJ/FAETEC

  1. Clicar no ícone (incluir documento).
  2. Escolher o Tipo de Documento “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”.
  3. Preencher as informações requisitadas na tela de cadastro e clicar em “Confirmar Dados”.
  4. Com o termo na tela, editar o documento com as informações necessárias.
    1. “Código de classificação do processo”: código UPO presente na capa do processo físico;
    2. “Unidade responsável pela conversão”: unidade que está inserindo o processo físico no SEI;
    3. “Unidade responsável pelo registro da conversão no UPO”:  unidade que está inserindo o processo físico no SEI e dará seguimento no UPO;
    4. “Quantidade de arquivos após a conversão”: quantidade de arquivos PDFs gerados para inclusão no SEI após digitalização do processo físico.
  5. Salvar e assinar o Termo eletronicamente.

5º Passo: Encerrar o trâmite do processo em papel no UPO

  1. Imprimir o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, gerado no SEI-RJ/FAETEC, clicando no ícone (Imprimir Web).
  2. Inserir este Termo como última folha do processo em papel.
  3. Numerar este documento obedecendo a sequência numérica de folhas do processo.
  4. Encaminhar o processo para o protocolo, solicitando encerramento de processo no sistema UPO.

Obs. 1: O Termo de Encerramento de Trâmite Físico é um documento interno do SEI que deve ser criado e assinado eletronicamente no SEI, não devendo ser digitalizado, nem produzido como documento externo.

Obs. 2: Após o encerramento do trâmite do processo em papel, não se deve mais inserir documentos no mesmo, evitando assim, diferenças em relação ao que foi digitalizado. Seu trâmite se dará exclusivamente em meio eletrônico no SEI-RJ/FAETEC.

CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES:

Preparar e higienizar os documentos do processo físico

  1. Conferir a numeração das folhas do processo.
  2. Separar os documentos da capa do processo.
  3. Higienizar os documentos retirando grampos, clips ou qualquer objeto preso às folhas, desamassar e retirar as dobras e marcações das folhas (orelhas), para evitar interrupção na passagem do papel na digitalizadora.
  4. Verificar se há documentos em tamanho inferior ao tamanho A4. Neste caso, deve-se proceder à colagem (sem perda de informação) em folha A4 para digitalizar em lote. Ou, se for documento isolado, digitalizá-lo a partir da mesa do scanner.

Definir local de armazenamento do arquivo digitalizado

Criar pasta na rede da sua unidade/setor, de forma que os servidores envolvidos na atividade possam acessar os documentos digitalizados pelo setor.

Digitalizar a documentação

  1. O processo digitalizado formará um único arquivo digital, de forma que a primeira imagem do arquivo seja a imagem da capa do processo.
  2. Atentar para processos com mais de um volume. Recomenda-se gerar um arquivo (em PDF) para cada volume do processo, observando o limite máximo de 402 imagens/volume de arquivo. Isso corresponde ao limite de 200 folhas/volume do processo físico, já considerando assim: capa, contracapa, frente e verso das folhas. Exemplo: um arquivo para todas as folhas do primeiro volume, outro arquivo para o segundo volume e sucessivamente.
  3. Ao cadastrar volumes de um processo, recomenda-se utilizar o campo “Número/Nome na Árvore”, na tela de cadastro do documento, para identificar o volume cadastrado. Exemplo: Volume 1 , Volume 2 etc.
  4. A ordem dos documentos permanecerá a mesma em que se encontra no processo físico.
  5. As folhas que apresentem qualquer tipo de informação/conteúdo, ainda que tenha recebido carimbo de “EM BRANCO”, deverão ser digitalizadas “frente e verso”.
  6. As folhas sem informação não devem ser digitalizadas.
  7. Quando o tamanho de um arquivo ultrapassar o limite do sistema, fica permitido dividi-lo em partes, desde que identifique no sistema como Parte 1, Parte 2 etc., utilizando o campo “Número/ Nome na Árvore”, na tela de cadastro do documento.

Conferir a qualidade da imagem produzida

  1. Verificar se todas as páginas foram digitalizadas e estão legíveis para garantir sua fidelidade em relação ao original.
  2. Deletar páginas sem informação.
  3. Verificar o posicionamento correto dos documentos digitalizados.
  4. Refazer a digitalização caso a qualidade não permita identificar o  documento.