O Usuário Externo é o cadastro no SEI-RJ destinado à pessoa física que não integrem a Administração Pública Estadual, ou que seja interessada no processo administrativo, podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados documentos. 

Considerando a Portaria FAETEC/PR nº346, de 04 de maio de 2012, que homologa o regimento geral da Fundação e o Decreto nº47.339, de 29 de outubro de 2020, que padroniza as siglas no Sistema Eletrônico de Informação –SEI-RJ, algumas siglas dos setores da Administração Central da Fundação foram alteradas conforme exemplo:

Cada usuário apto recebe por e-mail as informações de login e senha, sendo necessário alterá-la logo no primeiro acesso, seguindo as orientações de acordo com a sua lotação. Salientamos que a senha deverá ter no MÍNIMO 6 caracteres, com pelo menos um caracter numérico, uma letra minúscula, uma letra maiúscula e um carácter especial. Exemplo de carácter especial: @, !, ?, ., &, $ ou #.

Os processos em meio físico, cuja inclusão no SEI-RJ/FAETEC seja necessária para a sua tramitação e análise, devem ser convertidos em processo digital, sendo digitalizados e registrados pelas unidades administrativas que detêm a sua carga, mantendo o Número Único de Protocolo – UPO.

No SEI-RJ o sobrestamento de processos corresponde ao procedimento administrativo Acautelar, e sua utilização deve seguir o normatizado no Manual de Protocolo vigente. Esta funcionalidade suspende temporariamente o processo, inclusive interrompendo a contagem de tempo e os prazos do processo. O sobrestamento impede que um processo receba novos documentos ou alterações.

Existem duas formas de reabrir processo, uma é quando você tramitou um processo para outra unidade, mas se esqueceu de assinar um documento, por exemplo, ou tramitou para uma unidade equivocadamente, mas precisa, com urgência, enviar o processo para a unidade correta. Neste caso o usuários com o perfil avançado poderá reabrir e processo e tramitá-lo.

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo. 1 – Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura.

Para os casos em que não seja possível excluir o documento da árvore do processo, deverá ser utilizada a opção de cancelamento do documento, que consiste na inclusão do Termo de Cancelamento que invalida um documento que por algum motivo não pode ser excluído da árvore do processo. Nele deverá constar o número SEI do documento e o motivo pelo qual o documento passou a não ser mais válido no processo. Para isso siga os passos abaixo:

Conforme a LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil. Para autenticar um documento, siga os passos abaixo: 1 – Com o documento selecionado, clique no ícone “autenticar”:

Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos agora a tramitar o processo para a próxima unidade. Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades protocoladoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas: